一、总 则

第一条 学术活动是国家能源交通融合发展研究院（以下简称“研究院”）一项重要日常工作，是研究院进行学术交流与合作的窗口，它直接反映研究院的学术氛围、学术水平和学术地位，关系到研究院的影响力。为保证学术活动正常有序地开展，提高学术活动的质量，规范学术活动的组织，加强学术活动的管理，特制定本办法。

二、学术活动的形式

第二条 学术活动的形式根据活动内容和报告人的不同，主要分为如下几类：（1） 特邀专题报告；（2） 邀请学术报告；（3） 室内学术交流；（4） 学术沙龙。

三、学术活动的组织程序

第三条 学术报告由报告邀请人、组织者（研究院领导）、科研秘书和行政秘书共同组织完成。一个学术报告的基本组织程序是：首先由报告邀请人将报告的基本情况提交给组织者，并与组织者确定报告时间，然后由科研秘书和行政秘书具体执行，完成报告宣传工作，并提前准备好报告所需物质条件。

四、职责

第四条 报告邀请人的基本职责是：

（1） 将被邀请人姓名、职称或职务、单位、报告题目提交给组织者或执行人，并与组织者协商报告时间；

（2） 提出报告人报告所需的硬件设备，如多媒体投影仪等；

（3） 提出其它接待要求。如若宴请，填写来访登记表和借款单（邀请规格参照研究院的有关规定）；

第五条 组织者的基本职责是：

（1） 制定年度学术活动计划；

（2） 安排、协调、组织学术活动全过程；

（3） 安排报告主持人；

第六条 科研秘书的基本职责是：

（1） 将报告内容交代给行政秘书；

（2） 保存一份报告海报；

（3） 负责签到和报告会现场服务；必要时发放讲课费（请报告人签名、登记身份证号），原件交回行政秘书报销；

（4） 报告结束后，还回报告设备，通知行政秘书整理报告厅、锁闭门窗；

（5） 如征得报告人同意，拷贝报告内容（PPT文件或其他形式的文件）并及时在研究院网页上宣传。

第七条 行政秘书的基本职责是：

（1） 根据组织者或科研秘书提供的海报内容印制报告海报（电子版格式返回给科研秘书存档），并发至有关单位。同时用电子邮件的形式发给研究院相关专家、研究人员；

（2） 预定工作餐或领支票；根据情况准备讲课费交科研秘书发放，按时报销工作餐发票和讲课费单据；

（3） 根据实际情况提前准备好报告会所需条件，如在研究院内部报告，安排好会议室布置；如借用其他会议室，要及时登记并确保在报告前半小时布置好报告所需条件；

   （4） 根据情况准备好报告设备（投影机、笔记本电脑、教鞭等）；